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Datenschutzerklärung

Bitte vor dem Produktivbetrieb durch den Datenschutzbeauftragten bzw. eine Rechtsberatung prüfen lassen. Markierte Stellen sind zu ergänzen.

1. Allgemeine Datenschutzerklärung

Es gilt die allgemeine Datenschutzerklärung der FairBase IT GmbH: fairbase-it.com/datenschutzerklaerung. Die folgenden Abschnitte ergänzen sie für ISMS-Kompass.

2. Ergänzung für ISMS-Kompass

2.1 Rollen und Verantwortlichkeit

ISMS-Kompass ist das interne Werkzeug der FairBase IT GmbH für IT-Dokumentation, IT-Wartung und Analysen der IT-Sicherheit ihrer Kunden. Soweit dabei personenbezogene Daten des Kunden verarbeitet werden (z. B. Ansprechpartner, Notfallkontakte, Gerätezuordnung), handelt die FairBase IT GmbH als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem Kunden. Für die Benutzerkonten der Mitarbeitenden von FairBase IT ist die FairBase IT GmbH Verantwortlicher.

2.2 Zwecke der Verarbeitung

  • Dokumentation der IT-Infrastruktur, Netzplan und IT-Notfallplan
  • Planung, Durchführung und Protokollierung von Wartungen
  • Analysen der IT-Sicherheit, Maßnahmenplanung und Berichte
  • Rückfragen an den Kunden über einen persönlichen Link
  • Anmeldung, Absicherung und Protokollierung der Benutzerkonten

2.3 Kategorien personenbezogener Daten

  • Kundendaten: Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner (Name, Funktion, dienstliche Kontaktdaten), Notfallkontakte
  • Technische Daten: Geräte, Server, Arbeitsplätze mit zugeordneten Benutzern bzw. Abteilungen, Netze, Zugänge (ohne Passwörter)
  • Nachweise, die im Rahmen einer Analyse hochgeladen werden
  • Antworten auf Rückfragen einschließlich freier Anmerkungen
  • Benutzerkonten von FairBase IT und Zugänge von Mitarbeitern der Kunden zum Kundenportal: Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort ausschließlich als Hash, Zwei-Faktor-Schlüssel (verschlüsselt), öffentliche Schlüssel von Passkeys, letzte Anmeldung, bekannte Geräte (Browser, Betriebssystem, IP-Adresse, erste und letzte Nutzung)
  • Protokolldaten: Zeitpunkt, handelnde Person, Aktion, betroffener Kunde, IP-Adresse

Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO und Passwörter werden nicht verarbeitet. Freitextfelder und Nachweise sind entsprechend zu nutzen.

2.4 Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Dienstleistungsvertrags mit dem Kunden), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, insbesondere Art. 32 DSGVO) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit der IT-Systeme und der Nachweisbarkeit erbrachter Leistungen).

2.5 Empfänger, Hosting und Datensicherung

Das Portal wird bei der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, in Deutschland betrieben. Verschlüsselte Datensicherungen werden bei der Wasabi Technologies in der Region eu-central-2 (Frankfurt am Main) gespeichert. Mit beiden Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Wasabi ist ein Unternehmen mit Sitz in den USA. Die Sicherungen werden vor der Übertragung verschlüsselt, der Schlüssel verbleibt bei der FairBase IT GmbH. Grundlage für mögliche Zugriffe aus Drittländern ergänzen (EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln laut AV-Vertrag von Wasabi)

2.6 Speicherdauer

  • Kundendaten: für die Dauer der Zusammenarbeit; nach Vertragsende Export an den Kunden und Löschung
  • Antworten auf Rückfragen: als Teil der Analyse des Kunden; der Link selbst läuft 30 Tage nach der Frist ab
  • Protokolldaten: 24 Monate
  • Datensicherungen: Aufbewahrungsdauer laut Bucket-Einstellung, z. B. 30 Tage

2.7 Cookies und Tracking

Das Portal setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungscookie. Es werden keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und keine extern geladenen Schriftarten oder Skripte eingesetzt.

2.8 Sicherheit der Verarbeitung

Verschlüsselte Übertragung (TLS), verschlüsselte Speicherung der Kundendaten, Passwortspeicherung nur als Hash, Zwei-Faktor-Anmeldung, Passkeys, Benachrichtigung bei neuen Geräten, Kundenportal nur mit Sicht auf das eigene Unternehmen, Sperre nach Fehlversuchen, automatische Abmeldung, rollenbasierte Rechte, Rückfrage-Links ohne Einsicht in Bewertungen, Protokollierung und verschlüsselte Datensicherung. Details siehe Seite „Sicherheit“.

2.9 Ihre Rechte

Betroffene haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, in Bayern beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

2.10 Kontakt Datenschutz

FairBase IT GmbH, Äußere Nürnberger Str. 62, 91301 Forchheim, E-Mail: info@fairbase-it.com, Telefon: +49 9191 35 19 67 0

Stand: 11/2026